Dagli acquisti di prodotti hardware a software e servizi, Inail, l’ente pubblico che fornisce l’assicurazione obbligatoria contro gli infortuni sul lavoro, è in grado di gestire e monitorare tutti i progetti che hanno a che fare con l’area It grazie a una soluzione dedicata. Un compito che comprende un centinaio di compiti, che partono dalla redazione del budget per arrivare al pagamento della fattura ai fornitori esterni.
Una situazione solo apparentemente banale, dal momento che la differenza consiste nell’ambito di applicazione della soluzione, ovvero la pubblica amministrazione, dove ora più che mai l’efficienza e l’economicità dell’attività sono messe sotto osservazione e dove non è affatto comune l’utilizzo di risorse It di alto livello per la gestione. La soluzione adottata, Ca Clarity project & portfolio management (Ppm, adatta per gestire servizi, progetti, prodotti, personale e risorse finanziarie), consente un’analisi approfondita dei progetti e costituisce un salto notevole, se si pensa che prima Inail usava generalmente fogli Excel per gestire le stesse problematiche.
«Nella mia direzione dobbiamo gestire un centinaio di contratti, e fino all’adozione della soluzione di Ca ne monitoravamo soltanto due con un software personalizzato chiamato Docs», ha spiegato Stefano Tomasini, chief information officer di Inail, «una situazione ormai inadeguata dal momento che era necessario anche gli altri passassero da un supporto quasi cartaceo a un sistema integrato che non si limitasse alla mera gestione contrattuale ma che permettesse anche la pianificazione».
Il cio ha spiegato che alcune delle iniziative in capo all’It comportano una spesa fissa ricorrente, quindi la pianificazione del flusso di cassa e degli aspetti finanziari è piuttosto semplice.
Altre, invece, si svolgono su richiesta e in questi casi il fornitore deve pianificare il progetto e il relativo budget. Dal momento che le procedure di un ente pubblico sono in genere più complesse rispetto a quelle di un’azienda privata, si capisce come cresca la necessità di un software in grado di automatizzare tutto ciò. Senza contare che la nuova legge sui pagamenti della pubblica amministrazione impone che le fatture siano saldate entro 30 giorni, pena la possibilità per il creditore di applicare gli interessi per il ritardo. Un motivo in più, per un ente come l’Inail, di desiderare un quadro preciso della situazione che può preservare anche dal pericolo contrario, ossia che un fornitore fatturi prima che il progetto sia completo.
Oggi su Ca Clarity project & portfolio management lavorano 300 project manager e funzionari It, con vantaggio notevoli proprio nel campo dei pagamenti. «Siamo a buon punto, questa soluzione ci permette di essere al passo con la normativa europea», ha proseguito Tomasini, «dal 6 giugno prossimo tutte le amministrazioni pubbliche saranno tenute a ricevere fatture in formato elettronico dalle aziende fornitrici, grazie a questa soluzione noi riusciamo ad automatizzare la fatturazione passiva e il conseguente pagamento. In conclusione, con la soluzione di Ca abbiamo accorciato i tempi di verifica, abbiamo una maggiore visibilità su l’attività svolta, gli errori si sono notevolmente ridotti e abbiamo la possibilità di quantificare e monitorare l’andamento dei progetti».
«Inail ha dimostrato ancora una volta la propria eccellenza. Secondo me è un segnale importante che ci siano amministrazioni virtuose in grado di rispondere alle norme sui pagamenti della pubblica amministrazione, che ci sono ma vengono disattese», ha commentato Fabio Fregi, amministratore delegato di Ca Technologies Italia «più in generale, comunque, credo che la pubblica amministrazione stia gestendo tutti i grandi trend tecnologici, a partire dalla mobilità con smartphone e tablet, sino al cloud. Quello che manca è uno strumento di acquisizione più semplice di quello attuale, dove fra fare la gara, bandire e realizzare il progetto passano un anno e mezzo o due. Credo però che i cambiamenti che si sono visti con la nuova gara Spc (Sistema pubblico di connettività, ndr), con l’attività di Consip, vadano in questa direzione».
